Как уволить бухгалтера: законный порядок, передача дел и риски для бизнеса

Обычно руководитель выходит на этот вопрос в четырех сценариях:

• в учете накапливаются ошибки;
• бухгалтерия срывает сроки;
• нет прозрачности по закрытию периода и обязательствам;
• компания меняет модель работы — например, усиливает финконтроль или передает функцию на аутсорсинг.

Само по себе недовольство результатом работы еще не дает работодателю права уволить сотрудника любым удобным способом: основание должно соответствовать ТК РФ, а процедура — быть соблюдена.

Если выбрать неверное основание, не провести передачу дел и не закрепить статус учета на дату ухода, компания получает не решение проблемы, а новую зону риска — по налогам, отчетности, документам и внутреннему контролю. А поскольку закон подробно регулирует именно прекращение трудового договора, а не весь операционный переход между старым и новым ответственным, эту часть работодателю нужно выстраивать самостоятельно.

Если речь идет об увольнении по собственному желанию, отдельного увеличенного срока предупреждения для главного бухгалтера нет. Роструд прямо указывает: главный бухгалтер предупреждает работодателя не позднее чем за две недели, как и любой другой работник по части 1 статьи 80 ТК РФ.

Разница начинается не в сроке, а в последствиях для компании. Главный бухгалтер обычно связан с рядом процессов:

• организация учета;
• закрытие периодов;
• банковские и налоговые сервисы;
• электронные подписи;
• внутренние регистры;
• документооборот.

Закон о бухгалтерском учете возлагает на руководителя обязанность организовать учет, а документы бухгалтерского учета и отчетность нужно хранить в установленные сроки; кроме того, ФСБУ 27/2021 закрепляет требования к документам бухучета и документообороту. Поэтому при увольнении главбуха компании нужно думать не только о приказе, но и о том, кто немедленно принимает функцию и контроль.

Законно уволить бухгалтера можно по одной из причин:

• по собственному желанию;
• по соглашению сторон;
• по инициативе работодателя на одном из оснований статьи 81 ТК РФ;
• по сокращению.

Соглашение сторон допускается в любой момент по взаимной договоренности, а при увольнении по собственному желанию действует правило двух недель, если иной срок не установлен законом.

Если инициатор — работодатель, ключевой вопрос в том, есть ли предусмотренное ТК РФ основание и подтверждающие документы. Трудовой договор может быть расторгнут работодателем только по основаниям, перечисленным в статье 81 ТК РФ, в том числе при:

• сокращении;
• несоответствии должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной аттестацией;
• неоднократном неисполнении обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания;
• в других случаях, прямо предусмотренных кодексом.

Для главного бухгалтера есть и специальный сценарий: при смене собственника имущества организации новый собственник вправе в течение трех месяцев со дня возникновения права собственности расторгнуть трудовой договор с руководителем, его заместителями и главным бухгалтером. В таком случае новый собственник обязан выплатить компенсацию не ниже трехкратного среднего месячного заработка, если увольнение не связано с виновными действиями работника.

Если работодатель идет по дисциплинарному сценарию, он обязан соблюдать порядок статьи 193 ТК РФ: запросить письменное объяснение, дать на него не менее двух рабочих дней, а при непредставлении объяснения составить акт. Непредставление объяснений не мешает применить взыскание, но сама процедура должна быть выдержана.

Если аргумент работодателя — не справляется с работой, этого тоже недостаточно. Для увольнения по причине несоответствия занимаемой должности требуется недостаточная квалификация, подтвержденная результатами аттестации, а до расторжения договора работнику нужно предложить другую имеющуюся работу, которую он может выполнять с учетом состояния здоровья.

Нельзя забывать и про ограничения по времени увольнения. По инициативе работодателя, кроме случая ликвидации организации или прекращения деятельности ИП, нельзя увольнять работника в период временной нетрудоспособности и в период отпуска. Для беременных работников действует отдельная гарантия: даже при смене собственника увольнение по инициативе работодателя не допускается, за исключением ликвидации. Это правило распространяется и на главного бухгалтера.

Если бухгалтер сам решил уйти, задача работодателя — не спорить с базовой процедурой, а сразу организовать переход. Работник подает письменное заявление, срок предупреждения — не позднее чем за две недели, а течение срока начинается на следующий день после получения заявления работодателем.

В этот же день руководителю стоит решить три вопроса:

1. Кто принимает дела: новый бухгалтер, заместитель, директор, финансовый менеджер или комиссия
2. Какие участки нельзя оставлять без ответственного: банк, зарплата, отчетность, налоги, ЭДО, первичка, закрытие месяца.
3. Какие доступы нужно взять под контроль немедленно, чтобы не зависеть от последнего рабочего дня сотрудника.

Это поможет руководителю организовать учет и обеспечить сохранность бухгалтерских документов и процессов.

Дальше работодатель оформляет прекращение трудового договора приказом. День прекращения трудового договора — это последний день работы работника, а в день увольнения нужно ознакомить его с приказом под роспись, выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произвести расчет по статье 140 ТК РФ.

Здесь безопаснее всего идти от доказательств. Сначала нужно определить основание: дисциплинарный проступок, неоднократное неисполнение обязанностей при наличии взыскания, несоответствие должности по итогам аттестации, сокращение или иной сценарий из статьи 81 ТК РФ. Только после этого имеет смысл собирать пакет документов и выстраивать процедуру.

Если у работодателя нет надежной доказательной базы, попытка уволить бухгалтера за ошибки часто превращается в трудовой спор. Особенно рискован путь, когда компания пытается назвать сокращение дисциплинарной проблемой или наоборот. Если бизнес реально убирает должность и меняет модель функции, нужно смотреть в сторону сокращения или соглашения сторон, а не придумывать удобное формальное основание. Роструд отдельно указывает, что организация вправе перейти на аутсорсинг и сократить работников, если соблюдает соответствующую процедуру.

До подписания приказа полезно провести внутреннюю инвентаризацию рисков по функции бухгалтера. Для бизнеса критично проанализировать текущее состояние учета:

• закрыты ли периоды;
• сдана ли последняя отчетность;
• есть ли требования из ИФНС;
• каков статус сверок;
• кто контролирует дебиторскую и кредиторскую задолженности;
• нет ли незакрытых кадровых и зарплатных операций.

Отдельный блок — цифровая часть. До последнего рабочего дня стоит определить статус электронных подписей, банковских токенов, доступа к 1С, ЭДО, личным кабинетам ФНС и иным сервисам. Закон прямо не дает единый пошаговый регламент по такой передаче, но из обязанности руководителя организовать учет и из требований к хранению документов следует, что компания не должна оставлять эти точки без владельца.

ТК РФ подробно регулирует увольнение, но не устанавливает для всех организаций единый обязательный шаблон акта передачи дел именно при смене бухгалтера. Поэтому работодателю имеет смысл закрепить передачу внутренним приказом и отдельным актом. В акте обычно отражают следующие детали:

• кто передает и кто принимает дела;
• за какой период передаются документы;
• какие участки закрыты;
• какие остаются незавершенными;
• какие документы отсутствуют;
• какие доступы, ключи и подписи переданы.

Полезно включать в акт не только перечень документов, но и состояние рисковых зон на дату передачи:

• незакрытые платежи;
• неподписанную первичку;
• несданные уточнения;
• расхождения по сверкам;
• вопросы по дебиторской задолженности;
• спорные налоговые позиции.

Тогда у нового ответственного и у руководителя появляется базовая карта ситуации на дату смены сотрудника.

Само увольнение не аннулирует последствия ошибок для компании. Если нарушения в учете уже допущены, организация продолжает нести риски перед налоговыми органами и иными контролирующими структурами. Поэтому чем лучше описано состояние учета в момент передачи, тем проще разграничить зоны ответственности внутри компании и оценить, нужен ли внешний аудит или срочная корректировка.

Переход на аутсорсинг не является самостоятельным основанием увольнения. Работодатель должен использовать то основание, которое реально соответствует ситуации: соглашение сторон, увольнение по инициативе работника или сокращение. Роструд прямо указывает, что организация вправе сократить работников и перейти на аутсорсинг; при этом увольнение должно оформляться по трудовому законодательству, а не подменяться удобной формулировкой.

Важно не допустить разрыва между уходом штатного бухгалтера и началом работы нового исполнителя. Поскольку руководитель отвечает за организацию учета, перед передачей функции подрядчику нужно определить, кто отвечает за переходный период, кто подписывает документы, кто контролирует обязательные сроки и где зафиксировано текущее состояние базы. Закон позволяет руководителю возложить ведение учета на иное должностное лицо или внешний субъект по договору, но не освобождает бизнес от самой обязанности организовать учет.

Мы накопили большой практический опыт в сопровождении таких переходов и помогаем бизнесу перевести бухгалтерскую функцию на аутсорсинг с сохранением сроков, прозрачности и контроля над ключевыми участками учета.

В этой сфере ошибки стоят дорого, но значительную часть рисков можно снять, если заранее продумать ключевые шаги увольнения и передачи учета.

Чтобы увольнение бухгалтера не привело к сбоям в учете и потере контроля, руководителю важно заранее пройти по ключевым шагам и не оставлять переходный период без контроля:

1. Определить реальное основание увольнения и проверить, соответствует ли оно ситуации
2. Убедиться, что нет ограничений по срокам и процедуре
3. Назначить сотрудника или комиссию, которые будут принимать дела
4. Зафиксировать текущее состояние учета, отчетности, документов и незавершенных задач
5. Проверить доступы к 1С, банку, ЭДО, налоговым сервисам и электронным подписям
6. Определить, кто отвечает за переходный период и обязательные сроки после ухода сотрудника
7. Подготовить приказ и другие документы по выбранному основанию увольнения
8. Провести передачу дел, документов, доступов и контрольных функций
9. В последний рабочий день выдать все документы и произвести окончательный расчет
10. После увольнения перепроверить доступы, статус ключевых участков учета и работу новой схемы сопровождения

Безопасность увольнения бухгалтера для бизнеса зависит не только от статьи ТК РФ в приказе. Для руководителя важны три вещи:

• выбрать корректное основание;
• соблюсти процедуру;
• не оставить компанию без управляемого учета на переходном этапе.

Если речь идет о главном бухгалтере, значение передачи дел и контроля над системами становится даже важнее самой кадровой части. Поэтому важен контроль и поэтапность: сначала правовое основание, затем операционный план передачи, и только после этого — финальное оформление увольнения.